Google Meet est le choix favoris de plusieurs équipes pour leurs vidéo-conférences. Mais lorsque les effectifs croissent, de nouvelles astuces s’imposent pour organiser la collaboration.

Google a eu l’idée d’inclure dans Meet une fonctionnalité appelée « salles de sous-commission » ou « Breakout Rooms » en anglais. Elles permettent à un modérateur de la réunion de diviser les participants en petits groupes indépendants.

Actuellement, les salles de sous-commission Google Meet peuvent être utilisées avec une sélection de forfaits Google Workspace, et un maximum de 100 salles de sous-commission peut être créé par session.

Google Meet : Conditions A Remplir Pour Créer Des Salles De Sous-Commission

Remarquez avant de commencer que même si vous êtes modérateur, cette fonctionnalité ne vous sera pas disponible si utilisez un simple compte Google personnel et gratuit.

En clair, pour créer des salles de sous-commission, il faut posséder l’un des forfaits Google Workspace suivant :

 Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus et Google Workspace for Education Plus. Si vous disposez d’un compte G Suite Business vous aurez déjà accès aux salles de sous-commission Google Meet.

Il vaut la peine de prendre le temps d’explorer et de comparer correctement tous ces forfaits Google Workspace, car chacun a un prix différent et est livré avec un nombre variable de fonctionnalités supplémentaires utiles à différentes catégories de personnes (étudiants, travailleur etc.)

Pour que les participants rejoignent un appel avec des salles de sous-commission, ils doivent d’abord s’assurer qu’ils sont connectés à leur compte Google.

Pour participer via un appareil mobile, les participants doivent avoir l’application Google Meet ou l’application Gmail installée et mise à jour sur leur téléphone. Ces deux Applications sont disponibles sur iOS et Android.

Google Meet : Comment Mettre Sur Pied Et Attribuer Des Salles De Sous-Commission Avant La Réunion

En tant que modérateur, vous devrez créer les différentes salles de sous-commission et en attribuer une à chaque participant. Ensuite vous pourrez programmer votre réunion avec Google Calendar.

En effet, vous utilisez Google Calendar pour créer un évènement en choisissant l’option « Ajouter une visioconférence Google Meet ». Une fois que c’est fait, vous ajoutez tout naturellement des participants.

Si vous avez déjà précédemment crée une réunion Google Meet, vous choisirez plutôt l’option « Modifier l’évènement » afin de d’ajouter des participants.

Vous verrez ensuite un bouton « Modifier les paramètres de la conférence », cliquez dessus. Puis cliquez sur l’option « Salles de réunion » et sélectionnez le nombre de salles de sous-commission qui vous arrange. Donnez-leur des noms assez indicatifs afin que les participants que vous ajouterez sachent exactement le but de leur salle de sous-commission.

Attribuez donc maintenant à chaque participant un atelier de travail (une salle de sous-commission). Vous pouvez le faire soit en faisant un glisser-déposer avec leur nom vers leur salle, soit en saisissant directement le nom de chaque participant.

Google Meet : Comment Créer Des Salles De Sous-Commission Au Cours D’une Réunion

Il peut arriver qu’on ait besoin de créer des salles de sous-commission en plein milieu d’une réunion. Le modérateur pourra le faire directement depuis son interface Google Meet.

Tapez sur l’icône du menu « Activités », c’est celui qui est constituée d’un petit triangle, d’un carré et d’un cercle. On le retrouve en haut à droite de l’interface. Une fois que c’est fait, cliquez sur « Salles de discussion ».

Ensuite, à partir du panneau de contrôle de la salle de sous-commission, vous pouvez sélectionner le nombre de salles que vous souhaitez créer, puis les nommer en conséquence dans les champs fournis.

Une fois encore, Vous pouvez attribuer des salles de sous-commission aux participants en faisant glisser, en tapant ou en effectuant un mélange aléatoire de noms dans chacune des salles affichées.

Une fois que vous avez organisé vos participants, sélectionnez Ouvrir les salles pour créer effectivement les salles de sous-commission.

Google Meet : Comment Modifier Une Salle De Sous-Commission Déjà Créée

Au cours d’une réunion, vous souhaiterez peut-être modifier la configuration de la salle de sous-commission. Vous pouvez souhaiter réorganiser la répartition des participants, renommer les salles ou encore ajouter d’autres salles.

Ceci peut être réalisé en sélectionnant l’option « Modifier les salles » en haut du panneau de commande de la salle de sous-commission. Une fois que vous êtes satisfait des modifications, cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Une fois les modifications terminées, les participants seront automatiquement invités, via des notifications d’appel, à rejoindre leurs salles de sous-commission nouvellement modifiées, ou alors ils seront automatiquement ramenés à la salle de réunion principale.

Google Meet : Comment Rejoindre Une Salle De Sous-Commission

Cette section concerne essentiellement les participants, pas les modérateurs.

Si vous rejoignez un appel vidéo de groupe en tant que participant, vous commencerez dans la salle principale avec tous les membres de votre équipe et le modérateur.

Lorsque le modérateur lance les sessions en salles de sous-commission, vous recevez une notification pour rejoindre la salle qui vous a été attribuée. Vous pouvez alors cliquer sur Rejoindre ou Annuler. Si vous sélectionnez Annuler, vous resterez dans la salle principale.

Une fois dans votre salle de discussion, vous verrez son nom en haut à gauche de l’interface sur une bannière, qui comporte également une option « Demander de l’aide » qui, si elle est sélectionnée, envoie une demande d’aide au modérateur.

Google Meet : Comment Quitter Une Salle De Sous-Commission

Un participant peut souhaiter quitter une salle de sous-commission. Il suffit alors de cliquer sur le bouton de Retour à la salle principale. Il se trouve sur la bannière en haut de l’interface, à côté de l’option Demander de l’aide.

Rassurez-vous, vous pourrez rejoindre à nouveau votre salle de sous-commission quand vous le souhaiterez. Mais vous ne pouvez pas en rejoindre une autre si le modérateur ne vous y ajoute pas lui-même.

Au final, la fonctionnalité de salles de sous-commission de Google Meet est très pratique pour mieux organier vos réunions en ligne. En plus le logiciel est facile à utiliser. Toutes les configurations peuvent se faire dans les paramètres.

On aurait aimé que cette fonctionnalité Google Meet soit gratuite, mais il vous faudra comme dit plus haut un forfait Google Workspace.

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